Encaisser en ligne : la checklist comptable
Encaisser en ligne : la checklist comptable en sept décisions — comptes, brut et net, date qui fait foi, remboursements — à régler avec votre comptable.
L'intégration technique d'un système d'encaissement se planifie toujours. Son intégration comptable, presque jamais — et c'est elle qui coûte des soirées en fin d'exercice. Ces sept points se règlent en une réunion avec votre comptable, avant le lancement.
1. Décider où vivent les écritures
Le portail du prestataire n'est pas votre comptabilité : c'est une source. Avec ChariPay, elle prend deux formes : les exports du compte de paiement depuis le portail, et la référence des transactions de l'API pour une alimentation automatique. Décidez d'emblée ce qui fait foi — votre logiciel comptable — et à quel rythme les encaissements y entrent : au fil de l'eau, chaque jour, chaque semaine. Le bon rythme est celui que quelqu'un tiendra vraiment.
2. Créer les comptes avant le premier paiement
Un encaissement en ligne fait vivre plusieurs comptes : le compte d'attente des paiements encaissés non encore versés, le compte de commissions, le compte de remboursements. Les créer après coup oblige à reclasser l'historique. Les créer avant prend dix minutes.
3. Séparer le brut, la commission et le net
La tentation est d'enregistrer le montant net versé en banque. Résistez : le chiffre d'affaires est le montant brut payé par le client, la commission est une charge. Enregistrer le net fausse le chiffre d'affaires, la TVA sur commissions et toute comparaison avec vos ventes. L'export doit montrer les trois colonnes — sinon, changez d'export.
4. Choisir la date qui fait foi
Un paiement a plusieurs dates : création, encaissement, versement en banque. Sur un compte de paiement, l'encaissement crédite le compte à l'instant ; le versement vers votre banque est une opération distincte, avec sa propre date. Votre comptable doit trancher une fois pour toutes laquelle porte l'écriture de vente — en général la date d'encaissement — et laquelle porte le mouvement de trésorerie. Une convention écrite en une phrase évite des écarts de fin de mois qui se compensent sans jamais s'expliquer.
5. Traiter les remboursements comme des mouvements, pas des annulations
Un remboursement n'efface pas une vente : il la suit. Deux écritures distinctes, chacune datée, liées par la référence de la transaction d'origine. C'est ce qui permet de répondre en une requête à la question « pourquoi le total de mars a-t-il bougé en avril ? ». Il en va de même d'un acompte et de son solde : deux encaissements distincts, chacun avec sa référence — voir encaisser un acompte.
6. Garder la référence du prestataire partout
L'identifiant de transaction doit vivre sur la facture, sur l'écriture, dans votre base. Le rapprochement mensuel devient alors une jointure au lieu d'une enquête par montants — la méthode pas à pas est dans le guide du rapprochement quotidien des encaissements. Si votre logiciel comptable a un champ libre par écriture, c'est là qu'il va.
7. Prévoir le dossier de contrôle
Un contrôle fiscal ou un audit demandera : la liste des encaissements, les justificatifs de commissions, la correspondance avec les relevés bancaires. Tout cela s'exporte en quelques clics si les points précédents sont en place. Faites l'exercice une fois à blanc : exporter un mois complet, le rapprocher, chronométrer. Si l'exercice prend une heure, votre organisation est prête ; s'il prend un jour, il vaut mieux le découvrir maintenant.
La réunion à tenir
Une heure avec votre comptable, cette liste en main, avant le lancement. Chaque point se décide vite ; aucun ne se rattrape vite. Et si votre comptable pose une question à laquelle le prestataire ne sait pas répondre — quelle date fait foi ? où est la commission dans l'export ? — vous venez d'apprendre quelque chose d'important sur le prestataire.
Prochaine étape
Pour arriver à cette réunion avec des données concrètes, ouvrez un compte de test : Commencer en mode test demande un nom, un e-mail professionnel et le nom de l'entreprise, puis un mot de passe choisi depuis le lien d'activation reçu par e-mail. Faites quelques paiements avec la carte de test et un remboursement, puis regardez, transaction par transaction, les références et les dates que votre comptable devra reprendre — gratuit, sans limite de durée, sans validation préalable. Côté sorties d'argent, les virements depuis le compte de paiement suivent la même logique de références.
Écrit par Équipe ChariPay.