Abonnement de salle de sport et paiement : adhésions, séances et impayés

Pour le paiement d'un abonnement de salle de sport au Maroc, l'adhésion passe par un abonnement : à chaque échéance, l'adhérent reçoit par e-mail un lien de paiement à usage unique et règle sa mensualité sur une page de paiement hébergée, par carte avec 3-D Secure ; tant qu'elle n'est pas réglée, un rappel part chaque jour avec le même lien. Les séances à l'unité et les cours d'essai payants s'encaissent par un lien de paiement et son QR code, et les adhérents sans carte règlent en espèces en agence, avec un lien par mois. Ce guide organise tout cela pour une salle, un club, un studio ou un coach : formules, inscription, pauses, impayés et équipe de l'accueil.

Abonnement de salle de sport : quel paiement pour quelle formule

ChariPay est une plateforme de paiement marocaine, un PSP opéré par Chari Money, établissement de paiement agréé par Bank Al-Maghrib. Pour une salle de sport, elle remplace la course aux paiements de début de mois par trois outils, chacun adapté à une formule :

Un abonnement porte un montant et une périodicité fixes. Pour faire passer un adhérent du mensuel à l'annuel, annulez son abonnement — l'annulation prend effet sans échéance supplémentaire — et créez-en un nouveau sur le même client. Le détail de l'offre est sur la page abonnements et paiements récurrents. Si vous dirigez une association sportive sans but lucratif plutôt qu'une salle commerciale, les cotisations ont leur propre guide : cotisations d'association en ligne.

Inscrire un adhérent à l'accueil

L'inscription se fait depuis le portail, par vous ou par un gestionnaire — le profil caissier n'a pas accès aux abonnements —, en quatre temps :

1. 1Créez l'adhérent comme client : nom, adresse e-mail et, si vous le souhaitez, téléphone. L'e-mail est indispensable : c'est là que partent le lien de paiement de chaque échéance et les rappels.
2. 2Créez son abonnement : le montant de sa formule, une description — reprise sur chaque lien, par exemple « Adhésion mensuelle — formule Premium » —, la périodicité — mensuelle ou annuelle — et la date de la première échéance. Pour un abonnement de saison, la date de fin se fixe à la création, par l'API.
3. 3L'adhérent reçoit son premier lien par e-mail, avec pour objet « Nouvelle échéance » suivi de cette description ; si la première échéance tombe le jour même, il part aussitôt. Il règle sur la page de paiement hébergée, par carte avec 3-D Secure — depuis son téléphone, au comptoir s'il le souhaite.
4. 4L'abonnement devient actif dès que ce premier paiement est encaissé : vérifiez sur sa fiche que l'échéance est réglée, puis ouvrez l'accès ; à chaque échéance suivante, un nouveau lien part de lui-même par e-mail.

Deux précisions évitent les faux départs. D'abord, il n'y a pas d'essai gratuit intégré : un démarrage différé en tient lieu. Si vous offrez une semaine de découverte, fixez la première échéance à la fin de cette semaine ; aucun lien n'est envoyé avant. Ensuite, l'affiche du comptoir ne sert pas à souscrire : elle correspond à un lien réutilisable, créé par l'API et conçu pour des paiements ponctuels par carte, comme une séance à l'unité. L'abonnement, lui, se crée toujours pour un adhérent précis.

Avant de former votre équipe, répétez l'inscription sans argent réel. Le mode test s'ouvre dès l'activation de votre compte, sans validation à attendre : Commencer en mode test — trois champs (nom, e-mail professionnel, entreprise), un lien d'activation reçu par e-mail pour choisir votre mot de passe, puis le portail, où vous créez vous-même votre clé de test après une ré-authentification ; la clé complète ne s'affiche qu'une seule fois. Créez un client avec votre propre adresse e-mail et un abonnement dont la première échéance est aujourd'hui : le premier lien arrive aussitôt dans votre boîte. Payez-le avec la carte de test 4918 9141 0719 5005, CVV 123, n'importe quelle date d'expiration future, code 3-D Secure 555 : l'abonnement passe actif ; seule cette carte est acceptée, et aucun argent réel ne circule. Avec une périodicité quotidienne, la deuxième échéance arrive dès le lendemain. La vérification de votre entreprise (KYB) se fait en parallèle et ne conditionne que le passage en production.

Le lien de chaque échéance et les rappels

Un adhérent qui ne sait ni quoi payer ni quand est un adhérent qui appelle l'accueil. Ici, chaque échéance arrive d'elle-même : à la date prévue, ChariPay génère un lien de paiement à usage unique et l'envoie par e-mail à l'adhérent, avec pour objet « Nouvelle échéance » suivi de la description de l'abonnement. Tant que l'échéance n'est pas réglée, un rappel part chaque jour par e-mail, avec le même lien. Les échéances sont calculées sur le fuseau Africa/Casablanca.

Deux réglages à décider pour votre salle :

• La date d'échéance. Vous pouvez faire partir les liens de tous vos adhérents en début de mois, ou caler chaque abonnement sur la date d'inscription de l'adhérent : c'est la date de départ qui fixe le rythme.
• La description. Elle figure sur chaque lien et dans l'objet de chaque e-mail : nommez la salle et la formule — « Salle Atlas — adhésion mensuelle » — pour que l'adhérent reconnaisse la demande au premier coup d'œil.

Le fonctionnement complet — statuts, échéances, webhooks — est expliqué sur la page abonnements et paiements récurrents et, côté développeur, dans l'API d'abonnement pas à pas.

Pause pour blessure ou vacances

Une entorse, un voyage, un mois de Ramadan où certains adhérents réduisent leurs séances : plutôt que de perdre l'adhérent, proposez une pause. Pause, reprise et annulation se font depuis le portail ou par l'API ; pendant la pause, aucun nouveau lien n'est envoyé, sans que l'abonnement soit annulé, et à la reprise, les mois de pause ne sont pas facturés après coup. La pause se pose sur un abonnement actif, et la reprise le relance.

La règle maison reste la vôtre, et elle gagne à être écrite dans votre règlement intérieur :

• qui y a droit — tous les adhérents, ou seulement les formules annuelles ;
• sur quel justificatif — un certificat médical pour une blessure, rien pour des vacances ;
• pour combien de temps, et qui décide de la reprise.

Notez la date de retour prévue dans votre propre fichier d'adhérents et reprenez l'abonnement ce jour-là.

Impayé et accès à la salle : votre règle, déclenchée par webhook

Quand une échéance n'est pas réglée, la suite est automatique : l'adhérent reçoit un rappel par e-mail chaque jour, avec le même lien ; tant que l'échéance reste impayée, aucune nouvelle période n'est ouverte, et l'adhérent ne cumule pas de dette. Le lien reste payable 14 jours après la date d'échéance ; s'il expire sans paiement, l'abonnement est annulé automatiquement.

ChariPay encaisse ; l'accès à la salle reste votre affaire. Si votre logiciel d'accueil ou votre contrôle d'accès est connecté, il applique votre règle à partir des événements de webhook :

Sans outil connecté, vérifiez dans le portail, sur la page Abonnements, qui est à jour et qui a une échéance impayée — avec un accès propriétaire, gestionnaire ou comptable ; le profil caissier, lui, n'a pas accès aux abonnements. Si c'est vous qui annulez un abonnement, à la demande de l'adhérent, fermez l'accès au même moment. Et écrivez la règle dans votre règlement intérieur : combien de temps l'accès reste ouvert pendant les rappels, ce qui se passe à l'annulation, comment revenir — un nouvel abonnement sur le même client. Le pas-à-pas complet, vos décisions et des messages types sont dans impayés d'abonnement et relances.

Séances à l'unité : le lien réutilisable et le QR

Pour la séance à l'unité, le cours d'essai payant ou l'accès d'un invité, inutile de créer un abonnement : un lien de paiement suffit — un montant et une description, « Séance à l'unité ». Depuis le portail, chaque lien de paiement créé est à usage unique. Le lien réutilisable — un même montant payé par plusieurs clients — se crée par l'API, avec singleUse: false ; une fois créé, il apparaît dans le portail comme les autres. Sans développeur, pour vendre plusieurs fois au même prix, publiez un produit sur votre boutique hébergée et partagez son lien.

Au comptoir, deux façons de faire :

• Sans développeur, créez un lien à usage unique au montant de la vente et affichez son QR code depuis la liste des liens. Le client le scanne avec son téléphone et arrive sur la page de ce lien, à votre nom, où il paie par carte avec 3-D Secure — ou choisit les espèces en agence.
• Avec une affiche permanente, il faut un lien réutilisable, créé par l'API, sans expiration si vous le souhaitez. L'affiche PDF à imprimer — elle porte le QR code et le montant — s'obtient depuis la fiche du lien dans le portail, ou par l'API avec GET /v1/payment-links/{reference}/poster. Chaque client la scanne et paie par carte, avec 3-D Secure.

Vous êtes notifié dans le portail à chaque encaissement : c'est là que l'on vérifie qu'une séance est réglée — jamais sur une capture d'écran. Un réceptionniste au profil caissier ne voit que ses propres liens ; les paiements d'un lien réutilisable créé par l'API se suivent avec un accès propriétaire, gestionnaire ou comptable.

Deux règles à garder en tête. L'affiche encaisse par carte seulement : un lien réutilisable, son affiche ou son QR n'acceptent pas les espèces. Et une affiche porte un prix : si vous changez le tarif de la séance, annulez l'ancien lien et imprimez la nouvelle affiche. La mécanique du QR et de l'affiche est détaillée dans paiement par QR code.

Adhérents sans carte : le lien mensuel réglé en espèces

Une partie de vos adhérents n'a pas de carte, ou préfère payer en liquide. Pour eux, pas d'abonnement, dont les liens se règlent par carte : chaque mois, un lien de paiement à usage unique, au montant de la mensualité. Sur la page d'un lien de paiement à usage unique, votre client choisit les espèces, reçoit une référence, la règle dans une agence du réseau Chari, et vous êtes notifié dès que le réseau confirme le dépôt. Le paiement en espèces en agence s'appuie toujours sur un lien à usage unique — une référence par dépôt.

En pratique :

1. 1En début de mois, créez dans le portail un lien à usage unique par adhérent concerné, au montant de sa mensualité, avec « Paiement en agence » et sans expiration : activer « Paiement en agence » sur un lien désactive son expiration, et le lien reste payable sans limite de temps.
2. 2Envoyez-le par e-mail depuis la liste des liens, ou par WhatsApp depuis votre propre téléphone ; l'adhérent choisit les espèces sur la page et reçoit sa référence.
3. 3Dès que le réseau confirme le dépôt, le lien passe « Payé » et vous êtes notifié dans le portail ; côté serveur, l'état du lien se lit par GET /v1/payment-links/{reference}.

Pour ces adhérents, la règle d'accès s'appuie donc sur le statut du lien du mois, pas sur les événements d'abonnement. Et jamais d'affiche ni de QR de comptoir pour les espèces : ils encaissent par carte seulement. ChariPay est la seule passerelle de paiement au Maroc à encaisser aussi les espèces en agence ; le fonctionnement complet est dans encaisser en espèces en agence.

L'équipe de l'accueil et les rôles

Une salle de sport, c'est souvent plusieurs personnes à l'accueil, un gérant et un comptable externe. Les rôles du portail séparent la consultation de l'action : propriétaire, gestionnaire, caissier, comptable. Le comptable lit tout sans rien déclencher, le caissier encaisse sans voir le solde ni les virements, le propriétaire ou un gestionnaire habilité déclenche les opérations sortantes.

Appliqué à une salle :

• les réceptionnistes ont le rôle caissier : ils créent les liens de paiement du jour et ne voient que leurs propres liens et leurs propres transactions — ni solde, ni abonnements ;
• votre comptable a le rôle comptable : il exporte les encaissements du mois sans pouvoir rien déclencher ;
• vous, propriétaire, ou un gestionnaire habilité, inscrivez les adhérents, décidez des pauses et des annulations, et déclenchez les opérations sortantes.

Chaque personne a son propre accès : ne partagez jamais un identifiant à l'accueil. La configuration détaillée, rôle par rôle, est dans rôles et accès du portail.

Questions fréquentes

Comment faire payer l'abonnement d'une salle de sport chaque mois par carte ?

Créez l'adhérent comme client dans le portail, avec son adresse e-mail, puis un abonnement mensuel à son nom. À chaque échéance, il reçoit par e-mail un lien de paiement à usage unique et règle sur la page hébergée, par carte avec 3-D Secure ; le premier paiement active l'abonnement. Tant que l'échéance n'est pas réglée, un rappel part chaque jour avec le même lien, payable 14 jours après la date d'échéance.

Un adhérent peut-il régler sa salle en espèces ?

Oui, avec un lien de paiement à usage unique par mois, créé avec « Paiement en agence » et sans expiration : sur la page, il choisit les espèces, reçoit une référence et la règle dans une agence du réseau Chari ; le lien passe « Payé » dès que le réseau confirme le dépôt. Les espèces passent toujours par un lien à usage unique, jamais par l'affiche du comptoir.

Peut-on mettre en pause l'abonnement d'un adhérent blessé ?

Oui. Depuis le portail ou par l'API, vous mettez son abonnement en pause : aucun nouveau lien n'est envoyé et l'abonnement n'est pas annulé ; vous le reprenez à son retour, sans facturer les mois de pause. La règle — qui y a droit, sur quel justificatif, pour combien de temps — est la vôtre : écrivez-la dans votre règlement intérieur et notez la date de retour prévue.

Comment encaisser une séance à l'unité ou un cours d'essai ?

Sans développeur, créez à chaque vente un lien à usage unique au prix de la séance et affichez son QR code depuis la liste des liens ; pour vendre plusieurs fois le même cours d'essai en ligne, publiez-le comme produit sur votre boutique hébergée. Une affiche permanente au comptoir suppose un lien réutilisable, créé par l'API, qui encaisse par carte seulement. Pour un pack de séances, un lien à usage unique au montant du pack.

Comment relier les impayés au contrôle d'accès de la salle ?

Par les webhooks : votre logiciel d'accueil reçoit subscription.payment_succeeded quand une échéance est réglée, subscription.payment_failed quand un paiement par carte échoue sur le lien — qui reste payable —, et subscription.canceled quand l'abonnement est annulé faute de paiement dans les 14 jours, puis applique votre règle d'accès. ChariPay encaisse mais ne gère ni badge ni tourniquet. Sans outil connecté, le propriétaire ou un gestionnaire vérifie dans le portail, sur la page Abonnements, qui est à jour et qui a une échéance impayée.

Le QR code de l'accueil accepte-t-il les espèces ?

L'affiche imprimée du comptoir, non : elle porte le QR d'un lien réutilisable, qui encaisse par carte seulement. Le QR d'un lien à usage unique, montré pour une vente précise, ouvre la page de ce lien, où le client peut choisir les espèces en agence. Pour un adhérent qui paie en espèces chaque mois, créez un lien à usage unique avec « Paiement en agence », sans expiration : une référence correspond toujours à un seul dépôt.

Prochaine étape

Créez une formule de test, simulez une inscription avec la carte de test, préparez l'encaissement des séances à l'unité et écrivez votre règle d'accès en cas d'impayé : Commencer en mode test. Pour voir chaque étape côté adhérent, lisez la page abonnements et paiements récurrents ; pour préparer vos réponses aux impayés, impayés d'abonnement et relances.