Paiement des frais de scolarité en ligne : inscriptions, mensualités et familles sans carte

Le paiement des frais de scolarité en ligne tient en trois outils : un lien de paiement à usage unique pour l'inscription de chaque élève, un abonnement mensuel par famille pour les mensualités, qui envoie au parent un lien de paiement par e-mail à chaque échéance, et un lien mensuel réglé en espèces en agence pour les familles qui n'ont pas de carte. L'administration suit chaque famille depuis le portail, le comptable consulte sans rien déclencher, et chaque paiement réussi est disponible à l'instant sur le compte de paiement de l'école. Ce guide s'adresse aux écoles privées, crèches et centres de soutien qui veulent sortir des enveloppes et des chèques sans perdre une seule famille en route.

Le paiement des frais de scolarité en ligne, en trois outils

ChariPay est une plateforme de paiement marocaine, un PSP opéré par Chari Money, établissement de paiement agréé par Bank Al-Maghrib. Pour une école, il ne remplace ni le logiciel de gestion scolaire ni le registre des élèves : il encaisse et il garde la trace de chaque paiement. L'année scolaire se découpe en moments, et chaque moment a son outil.

Les mensualités, ici, sont le montant que l'école fixe pour chaque mois et encaisse à chaque échéance : l'abonnement automatise l'envoi des demandes de paiement et des rappels, il ne change rien à vos tarifs ni à votre calendrier. L'offre complète est décrite sur la page abonnements et paiements récurrents. Si vous vendez des cours en ligne à des particuliers plutôt que de scolariser des élèves, le cas est différent : voyez comment vendre une formation en ligne.

Les frais d'inscription : un lien à usage unique par élève

Les frais d'inscription sont un paiement ponctuel, dû par une famille précise, avant une date précise : c'est exactement ce que fait un lien de paiement à usage unique. Un lien de paiement, c'est un montant et une description ; le client paie sur une page hébergée par ChariPay. Il se partage par lien, QR code, affiche PDF à imprimer, e-mail ou WhatsApp, avec une expiration au choix — 24 heures, 7 jours, 30 jours, jamais, ou une date précise — et un statut clair : actif, payé, annulé, expiré.

Pour la rentrée, quatre réglages font la différence :

1. 1Enregistrez la famille comme client, avec le nom, l'e-mail et le téléphone du parent qui paie : vous la retrouvez pour le lien d'inscription, puis pour l'abonnement des mensualités.
2. 2Rédigez une description qui se lit seule : le dossier de l'élève, le niveau et l'année scolaire — « Inscription 2026-2027 — dossier 0412, CM1 ». C'est le texte présenté au parent, et celui que vous retrouvez dans le portail.
3. 3Alignez l'expiration sur la date limite d'inscription pour une famille qui paie par carte, avec l'option « date précise » : passé cette date, le lien expire et la place se rediscute, au lieu d'un paiement tardif sur une liste déjà close.
4. 4Envoyez le lien par le canal que les parents lisent — e-mail, WhatsApp, ou QR code imprimé sur le dossier d'inscription.

Le parent paie par carte, avec l'authentification 3-D Secure auprès de sa banque. Pour une famille qui paiera en espèces, créez plutôt un lien avec « Paiement en agence », sans expiration : dans le portail, activer cette option désactive l'expiration, et le lien reste payable sans limite de temps. La famille y choisit les espèces et règle la référence dans une agence du réseau Chari. Dans les deux cas, le lien passe « Payé » et vous êtes notifié dans le portail : l'inscription est confirmée sans pointage manuel. La page du lien affiche le nom et le logo de l'école, et se règle depuis les paramètres du compte. Tout le fonctionnement des liens de paiement est décrit sur leur page produit.

Avant de changer les habitudes des parents, voyez ce qu'ils recevront : Commencer en mode test. Trois champs — nom, e-mail professionnel, entreprise —, un lien d'activation reçu par e-mail pour choisir votre mot de passe, puis le portail, où vous créez vous-même votre clé de test. Créez un client « famille » avec votre propre adresse e-mail, un lien d'inscription et un abonnement mensuel dont la première échéance est aujourd'hui — le premier lien part aussitôt par e-mail —, puis payez-les avec la carte de test : aucun argent réel ne circule. C'est gratuit, sans limite de durée et sans validation à attendre : la vérification de l'établissement (KYB) ne conditionne que le passage en production.

Les mensualités : un abonnement par famille, jusqu'à la fin de l'année scolaire

Pour les mensualités, l'outil est l'abonnement, et le réglage tient en une ligne : un abonnement mensuel par famille (frequency à MONTHLY), qui démarre à la première échéance de la rentrée (startDate) et s'arrête en fin d'année scolaire, après la dernière mensualité (endDate). Un lien de paiement par famille et par mois, au montant que vous fixez pour elle, envoyé par e-mail au parent à chaque échéance.

Trois règles encadrent les mensualités, et les parents doivent les connaître avant de s'engager :

• Le lien de chaque échéance. À chaque échéance, le parent reçoit par e-mail un lien de paiement à usage unique, avec pour objet « Nouvelle échéance » suivi de la description de l'abonnement ; il règle sur la page hébergée, par carte avec 3-D Secure. L'e-mail du parent est donc indispensable : c'est là que partent les liens.
• Les rappels. Tant que la mensualité n'est pas réglée, un rappel part chaque jour par e-mail, avec le même lien, payable 14 jours après la date d'échéance ; aucune nouvelle période n'est ouverte entre-temps.
• La date de fin. Elle se fixe à la création, par l'API : avec endDate placée en fin d'année scolaire, l'abonnement s'arrête de lui-même. Sans date de fin, il continue jusqu'à ce que vous l'annuliez, depuis le portail ou par l'API. L'année suivante, vous repartez d'un lien de réinscription et d'un nouvel abonnement.

Statuts, pause, reprise, fuseau des échéances : la mécanique complète est détaillée dans l'API d'abonnement pas à pas, à confier à votre développeur ou à l'éditeur de votre logiciel scolaire.

Les familles sans carte : un lien mensuel réglé en espèces

Toutes les familles ne paient pas par carte, et les liens d'un abonnement, eux, se règlent par carte. Pour celles qui paient en liquide, la bonne mécanique est un lien à usage unique par famille et par échéance, créé chaque mois — jamais un abonnement en espèces.

Sur la page d'un lien de paiement à usage unique, la famille choisit les espèces, reçoit une référence et la règle dans une agence du réseau Chari. Le paiement en espèces en agence s'appuie toujours sur un lien à usage unique — une référence par dépôt. Dès que le réseau confirme le dépôt, le lien passe « Payé » et vous êtes notifié dans le portail ; côté serveur, l'état du lien se lit par GET /v1/payment-links/{reference}.

ChariPay est la seule passerelle de paiement au Maroc à encaisser aussi les espèces en agence. Pour l'école, cela change le guichet : l'accueil ne compte plus d'enveloppes, ne rend plus de monnaie et ne tient plus de carnet de reçus ; la mensualité payée en liquide devient une ligne datée et référencée, comme une mensualité payée par carte.

Trois habitudes rendent ce circuit fiable :

• Créez les liens du mois à date fixe, au moment où partent les liens d'échéance des familles abonnées : tout le monde reçoit sa demande en même temps.
• Créez ces liens avec « Paiement en agence », sans expiration — dans le portail, cette option désactive l'expiration et le lien reste payable sans limite de temps —, et donnez-leur une description claire : « Mensualité novembre — famille B. ».
• Par l'API, paymentMethod: "CASH" présélectionne les espèces sur la page ; sinon la famille choisit entre carte et espèces, et peut payer par carte le mois où elle en a une.

Le fonctionnement des références et des agences est expliqué en détail dans encaisser en espèces en agence.

Quand une mensualité n'est pas payée

Une mensualité peut rester en attente : un e-mail passé inaperçu, une carte refusée par la banque émettrice. Tant que l'échéance n'est pas réglée, le parent reçoit un rappel par e-mail chaque jour, avec le même lien ; aucune nouvelle période n'est ouverte, et la famille ne cumule pas de mensualités en retard. Le lien reste payable 14 jours après la date d'échéance ; s'il expire sans paiement, l'abonnement est annulé automatiquement. Dans le portail, la page Abonnements montre qui est à jour et qui a une échéance impayée, et la fiche de chaque abonnement montre chacune de ses échéances et son état.

Le relais humain reste celui de l'école, et c'est lui qui fait la différence :

1. 1Consultez chaque matin les échéances impayées : la page Abonnements du portail montre qui est à jour et qui ne l'est pas, et la fiche de chaque abonnement l'état de chacune de ses échéances.
2. 2Appelez la famille pendant les rappels, pas après l'annulation : un e-mail passé inaperçu, une carte remplacée ou une question à régler avec sa banque se traite mieux tôt.
3. 3Passez au lien mensuel en espèces si la famille ne peut plus payer par carte : annulez l'abonnement, puis, pour chacune des mensualités suivantes, envoyez le lien du mois ; la famille règle la référence en agence, sans attendre une nouvelle carte.
4. 4Écrivez votre propre règle — délai de grâce, rendez-vous avec la direction — dans le règlement financier remis à l'inscription : ChariPay vous informe, les suites scolaires restent votre décision.

Si votre logiciel de gestion scolaire est branché à l'API, les événements le préviennent sans ressaisie : subscription.payment_succeeded pour une mensualité réglée, subscription.payment_failed pour un paiement par carte refusé sur le lien — qui reste payable —, et subscription.canceled pour l'annulation automatique d'un abonnement dont le lien a expiré sans paiement. Quand c'est vous qui annulez — depuis le portail ou par l'API —, n'attendez pas d'événement : la réponse de POST /v1/subscriptions/{reference}/cancel porte déjà le statut CANCELED ; mettez votre système à jour à ce moment-là. Le pas-à-pas complet — ce que reçoit le parent, ce que vous voyez, les messages à envoyer — est dans le guide des impayés d'abonnement et relances.

La vue de l'administration : comptable, caissier, direction

Dans une école, la personne qui encaisse n'est pas celle qui paie les fournisseurs, et celle qui vérifie les comptes ne doit rien pouvoir déclencher. Les rôles du portail séparent la consultation de l'action : propriétaire, gestionnaire, caissier, comptable. Le comptable lit tout sans rien déclencher, le caissier encaisse sans voir le solde ni les virements, le propriétaire ou un gestionnaire habilité déclenche les opérations sortantes.

Traduit dans l'organisation d'un établissement privé :

La matrice complète, avec l'arrivée et le départ d'un collaborateur, est dans rôles et accès du portail.

L'historique par famille, pour répondre aux parents

Un parent appelle pour savoir si la mensualité d'octobre est bien passée : la réponse doit être immédiate. Elle l'est si chaque paiement porte le nom de la famille : un client enregistré, réutilisé pour ses liens et son abonnement, et une description qui nomme la famille et l'échéance. Dans le portail, chaque lien affiche son statut — actif, payé, annulé, expiré — et chaque abonnement le sien ; par l'API, GET /v1/subscriptions/{reference}/charges liste toutes les échéances générées par l'abonnement — chacune avec son statut et son lien de paiement —, la plus récente en premier.

Pour la comptabilité, chaque mouvement du compte porte la référence de la vente, du remboursement ou du versement qui l'explique ; le portail distingue montant payé, frais et net, et l'export CSV reprend ces références — depuis le portail ou par GET /v1/transactions/export.csv (jusqu'à 10 000 lignes ; au-delà, découpez par période avec from/to). Les horodatages sont en UTC ; le Maroc est en UTC+1 : votre outil de rapprochement doit convertir. Sans conversion, un paiement fait juste après minuit, heure marocaine, le premier du mois apparaît la veille, dans le mois précédent.

Par l'API, ajoutez aussi à l'abonnement et aux liens un metadata plat avec votre numéro de dossier famille — jamais une donnée sensible : il revient tel quel sur les lectures de l'API et dans les événements de paiement, et relie ChariPay à votre logiciel scolaire.

Une limite, enfin : ChariPay n'établit ni attestation de scolarité ni attestation de paiement des frais de scolarité ; ces documents restent ceux de l'école. L'historique par famille sert à les établir dans votre propre outil, le jour où un parent en a besoin.

Préparer la rentrée, étape par étape

1. 1Créez les clients « famille » avec l'e-mail du parent qui paie, indispensable : c'est là que partent les liens de chaque mensualité et les rappels.
2. 2Envoyez les liens d'inscription, un par élève : avec la date limite d'inscription comme expiration pour un paiement par carte, avec « Paiement en agence » et sans expiration pour une famille qui paiera en espèces.
3. 3Créez les abonnements des familles qui paient par carte : mensuels, avec une date de début à la première échéance de l'année et, par l'API, une date de fin après la dernière.
4. 4Prévenez les familles : à chaque échéance, elles recevront par e-mail un lien de paiement, avec pour objet « Nouvelle échéance » suivi de la description, à régler par carte avec 3-D Secure, puis un rappel chaque jour tant qu'il n'est pas réglé.
5. 5Préparez les liens mensuels en espèces pour les familles sans carte, à la même date chaque mois.
6. 6Vérifiez le premier mois avec votre comptable : références de l'export, montant payé, frais et net dans le portail, conversion des horodatages.

Dès qu'un paiement réussit — carte authentifiée par 3-D Secure ou référence réglée en espèces en agence —, le montant est disponible sur votre compte de paiement ChariPay, utilisable tout de suite : virements, factures, recharges. « Disponible à l'instant sur le compte » ne veut pas dire « virement bancaire instantané » : le versement vers votre banque reste une opération distincte. Concrètement, l'école règle les fournisseurs de la rentrée avec les inscriptions déjà encaissées.

Questions fréquentes

Comment une école privée peut-elle encaisser les frais de scolarité en ligne ?

Avec trois outils : un lien de paiement à usage unique par élève pour l'inscription, un abonnement mensuel par famille pour les mensualités, qui envoie au parent un lien de paiement par e-mail à chaque échéance, et un lien à usage unique chaque mois pour les familles sans carte, réglé en espèces dans une agence du réseau Chari. Tout se suit dans le portail, famille par famille, et s'essaie gratuitement en mode test.

Comment les parents paient-ils chaque mensualité ?

À chaque échéance, le parent reçoit par e-mail un lien de paiement à usage unique, avec la description de l'abonnement. Il l'ouvre et règle sur la page de paiement hébergée par ChariPay, par carte avec 3-D Secure ; la mensualité apparaît alors réglée dans le portail. Annoncez-le dans le dossier d'inscription, avec la date de la première mensualité et celle de la dernière, pour que les familles sachent ce qu'elles recevront.

Les familles reçoivent-elles un rappel si elles n'ont pas payé ?

Oui. Tant que la mensualité n'est pas réglée, le parent reçoit un rappel par e-mail chaque jour, avec le même lien de paiement. C'est pourquoi l'e-mail du parent est indispensable à la création de son client. Le lien reste payable 14 jours après la date d'échéance : annoncez dès l'inscription la date de chaque mensualité, pour que les familles s'organisent.

Une famille sans carte bancaire peut-elle payer la scolarité en ligne ?

Oui, par un lien réglé en espèces. Chaque mois, l'école lui envoie un lien à usage unique ; la famille choisit les espèces, reçoit une référence et la règle dans une agence du réseau Chari. Dès que le réseau confirme le dépôt, le lien passe « Payé » et l'école est notifiée dans le portail. Les liens d'un abonnement, eux, se règlent par carte.

Que faire quand une famille ne paie pas une mensualité ?

Laissez d'abord jouer les rappels : le parent reçoit chaque jour un e-mail avec le même lien, payable 14 jours après la date d'échéance. Pendant ce temps, appelez la famille ; si elle ne peut plus payer par carte, annulez son abonnement et passez-la au lien mensuel en espèces pour les mensualités suivantes. Si le lien expire sans paiement, l'abonnement est annulé automatiquement ; la règle de l'établissement, elle, reste la vôtre.

L'abonnement s'arrête-t-il à la fin de l'année scolaire ?

Oui, si vous lui donnez une date de fin, qui se fixe à la création, par l'API. Créez chaque abonnement avec une date de début à la première mensualité de la rentrée et une date de fin après la dernière : il s'arrête alors de lui-même, sans intervention. Sans date de fin, annulez-le depuis le portail ou par l'API. Vous pouvez aussi mettre en pause un abonnement actif, puis le reprendre.

Le comptable de l'école peut-il consulter les paiements sans faire de virement ?

Oui : c'est le rôle comptable du portail. Le comptable lit tout sans rien déclencher — paiements, échéances, exports —, le caissier encaisse sans voir le solde ni les virements, et le propriétaire ou un gestionnaire habilité déclenche les opérations sortantes. Un cabinet comptable externe peut ainsi suivre l'école sans aucun pouvoir sur le compte.

ChariPay délivre-t-il des attestations de paiement de scolarité ?

Non. ChariPay encaisse et trace, mais n'établit ni attestation de scolarité ni attestation de paiement des frais de scolarité : ces documents restent ceux de l'école. L'historique de chaque famille — lien d'inscription, échéances de l'abonnement, liens mensuels —, l'export CSV et ses références, avec le montant payé, les frais et le net que distingue le portail, vous donnent les éléments pour les établir dans votre propre outil.

Prochaine étape

Préparez la rentrée en mode test avant de l'annoncer aux familles : Commencer en mode test, créez un client « famille » avec votre propre adresse e-mail, envoyez-lui un lien d'inscription, ajoutez par l'API, avec votre clé de test, un abonnement mensuel, sa date de fin et une première échéance à la date du jour — le premier lien part aussitôt —, payez-le avec la carte de test, puis lisez l'export. La page abonnements et paiements récurrents résume l'offre, et l'API d'abonnement pas à pas en détaille la mécanique.